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Automatización de procesos empresariales

Empezamos por el proceso que más horas consume, medimos cuántas se ahorran de verdad y dejamos preparado lo que el sistema no debe decidir para que lo decida una persona.

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¿A qué os enfrentáis?

Alguien teclea lo que ya está escrito en otro sitio

Facturas, albaranes y pedidos llegan por correo o en PDF y una persona los vuelve a introducir a mano en el sistema que sí los necesita.

Los errores se descubren tarde y salen caros

La factura que no cuadraba con el pedido aparece al cerrar el mes, cuando el proveedor ya ha cobrado y reclamarlo cuesta más que el error.

Probasteis a automatizar y se quedó a medias

La herramienta resolvía el caso normal y nadie decidió qué pasaba con las excepciones, así que el proceso manual sigue ahí por debajo.

Qué hacemos

Entrada de documentos

Facturas, albaranes, pedidos y certificados que llegan por correo o en papel, leídos y registrados en vuestros sistemas con revisión humana en los casos dudosos.

Aprobaciones y circuitos

Quién aprueba qué, por importe, por familia o por cliente, con el rastro de cada decisión y sin cadenas de correos.

Avisos y seguimiento

El sistema vigila plazos, vencimientos y desviaciones, y avisa a la persona responsable antes de que el problema llegue al cliente.

Integraciones entre sistemas

ERP, CRM, TMS, hojas de cálculo y correo hablando entre sí, para que el dato se introduzca una sola vez.

Informes recurrentes

Documentos que alguien prepara cada semana a mano, generados a partir de datos verificables y con la estructura de vuestro equipo.

Cola de excepciones

Lo que el sistema no puede resolver con confianza suficiente no se inventa: se pone en una cola, con su contexto, para que lo trabaje una persona.

La herramienta desarrollada por Feynman ha transformado nuestra forma de trabajar. Lo que antes nos llevaba días, ahora lo generamos en minutos. Nuestros ingenieros pueden enfocarse en lo que realmente importa.

Óscar MarnotesHead of Engineering en Nabla Wind HubVer el caso →

Qué automatizar primero, y qué no automatizar

Un proceso merece automatizarse cuando se repite muchas veces y siempre igual, tiene reglas vuestras que ningún producto de mercado conoce y consume horas de personas que hacen falta en otro sitio. Si consume dos horas al mes, automatizarlo ahorra dos horas al mes, y eso rara vez paga el mantenimiento del sistema.

Decimos que no en tres casos. Cuando el proceso es estándar y una suscripción ya lo cubre. Cuando el dato que hace falta no lo captura nadie todavía, porque ninguna herramienta lo inventa y eso es un cambio de proceso antes que un desarrollo. Y cuando no hay nadie dentro que vaya a ser dueño de las reglas, que es lo que más proyectos entierra.

Cómo lo hacemos

Inventario del proceso
Cronometramos el trabajo real durante una semana con las personas que lo hacen. Sin esa cifra no se puede saber si el proyecto se paga.
Reglas y excepciones por escrito
Escribimos lo que hoy solo está en la cabeza del equipo: tolerancias, criterios de aprobación y los casos raros que nadie documentó.
Primer flujo en 90 días
Construimos el flujo para ese proceso, medimos su precisión con casos reales y lo ponemos en producción con supervisión humana.
Medición y siguiente proceso
Comparamos las horas contra el punto de partida y, con ese resultado, priorizamos el siguiente.

Se mide sobre el proceso completoPreparación, ejecución, revisión y corrección de errores, no solo el paso automatizado.
Las excepciones tienen dueñoLo que el sistema no resuelve pasa a una persona con su contexto, no se descarta.
Sobre vuestros sistemasNo sustituimos el ERP ni el TMS. Construimos la pieza que falta entre ellos.